Talvez você já tenha ouvido inúmeras vezes a frase: estabeleça e diferencie o que é importante, urgente e trivial. Depois foque naquilo que é importante e tente delegar ou eliminar as outras. Ótimo. O problema maior surge quando tudo parece urgente, aí sim fica difícil saber qual tarefa fazer primeiro, certo? Por isso, ter as suas prioridades bem definidas na hora que tudo é urgente é pra lá de importante. Até porque provavelmente há diferentes níveis de urgência e importância.
Então fica a pergunta, por onde começar?
O primeiro ponto a ser observado é que se você está perdido em um mar de tarefas, em que tudo parece urgente, por receber demandas e pressão de todos os lados, não aceite as prioridades alheias, achando que vai dar conta de tudo, pois é aí muitas vezes as demandas que teriam maior importância na rotina do executivo ou da empresa são deixadas de lado.
Atente-se ao que você precisa fazer para estabelecer suas urgências e entregar suas metas. Veja algumas dicas para definir prioridades quando tudo é urgente com alguns grandes profissionais que tiveram que aprender como fazer isso:
Defina um método
O primeiro passo para lidar com prioridades é organizá-las. Shane O’Grady, diretor de tecnologia da Love Mondays, empresa que reúne avaliações de empresas feitas por funcionários, de São Paulo, criou uma metodologia para gerenciar os projetos que ele e sua equipe desenvolvem. “Fizemos um misto de dois modelos”, afirma Shane. Um deles é o Scrum, que envolve a realização contínua de feedbacks, e o Kanban, usado em fábricas para sinalizar as etapas do fluxo de produção.
Tenha a agenda compartilhada
Sempre que alguém da equipe de Sebastian Guzman, consultor de programas de melhorias na Bosch, fabricante de peças automotivas, de São Paulo, quer marcar uma reunião, não precisa interrompê-lo para descobrir quando estará disponível. “Deixo minha agenda aberta para que saibam quando estou sobrecarregado”, afirma Sebastian. O ideal é que toda a equipe compartilhe seus compromissos. Assim, os chefes conseguem ver quem tem mais ou menos disponibilidade para lidar com eles.
Crie uma urgência
Prazos confortáveis atrapalham a conclusão de tarefas. Isso ocorre porque o ser humano calcula mal o tempo que perde numa atividade e acha que precisará de menos tempo do que o necessário. O truque é eliminar a ilusão de agenda tranquila. Antes de decidir o que fazer primeiro, pense quais tarefas escolheria se tivesse metade do tempo disponível. Ou, se tivesse de trabalhar só 2 horas por dia. Os selecionados serão os compromissos mais importantes.
Conte com ajuda
A mente humana nem sempre é confiável quando o assunto é definir prioridades. “Damos um peso maior às atividades em que nos sentimos confortáveis”, diz Andrea, da FIA. Outras tarefas que também precisariam receber atenção são deixadas de lado. Essa situação ocorre frequentemente quando a pessoa está muito envolvida em algum projeto. O melhor é pedir ajuda a alguém que não tenha a mesma rotina, mas que entenda bem sua função. Essa pessoa terá um olhar imparcial sobre o que é importante.
Veja com clareza
Diante de um emaranhado de tarefas, muitas vezes fica difícil hierarquizar prioridades. Por isso, conseguir ter uma visão do todo é um dos passos mais importantes. A agenda não deve ser encarada como uma simples lista de compromissos, mas como uma ferramenta que permita visualizar o conjunto de atividades.
Para lidar com esse desafio de ter uma visão melhor das pendências, Shane, da Love Mondays, colocou em seu escritório um quadro com post-its coloridos, em que consegue ver com precisão o status das tarefas que ele e sua equipe têm pela frente.
Conforme cada etapa do projeto evolui, mudamos o post-it de posição nesse quadro”, diz Shane. Uma rápida olhada ajuda a descobrir quais tarefas estão mais adiantadas e quais precisam de atenção extra.
Compreenda a empresa
Para estabelecer prioridades, é necessário ter clareza sobre as metas da empresa ou da área. “Especialmente em ambientes mais dinâmicos, em que novas demandas surgem, o profissional tem de trabalhar olhando para a estratégia”, diz Paulo, do Insper. É o que faz Sebastian, da Bosh. “Saber o que a empresa quer e precisa naquele momento é um dos aspectos que mais levo em conta”, diz ele.
A principal maneira de conseguir ter essa noção clara é perguntar ao chefe. Confira com ele se as prioridades que vêm sendo adotadas realmente são as tarefas mais importantes para o negócio.
Saiba recusar
Quando a vontade de agradar chefes e colegas fala mais alto do que a preocupação com a agenda, o resultado são tarefas em excesso. “O que é importante para os outros nem sempre é para nós”, diz Andrea, da FIA. Antes de aceitar uma nova tarefa, analise sua agenda.
Se achar que o pedido vai atravancar outros projetos mais importantes sem trazer um resultado compensatório, a melhor saída é negociar um prazo diferente ou, em último caso, encontrar uma forma de recusar a missão.