Líder, você sabe como delegar tarefas com eficiência?

Você sabe delegar tarefas com eficiência?

Pode soar uma pergunta um tanto quanto desimportante, mas um líder que entende e pratica um processo de delegação eficiente proporciona à equipe um clima de trabalho mais harmonioso, melhora o relacionamento e ainda contribui para o alcance efetivo de resultados.

E não se engane! Delegar tarefas com eficiência não significa meramente o “mandar fazer algo”. Essa é uma visão superficial e distorcida do que realmente consiste o processo de delegação.

Para entender melhor o assunto, conversamos com a psicóloga e coordenadora da pós-graduação em Gestão de Pessoas por Competências, Indicadores e Coaching, Cyndia Bressan, que explicou exatamente o que é este processo.

Segundo Cyndia, o “delegar tarefas” mudou de um simples “mandar fazer” para um “confiar que o outro faça”. Em outras palavras, não se trata exatamente de mandar fazer isto ou aquilo, mas sim confiar no trabalho do outro e dar todos os recursos para que ele consiga cumprir o que foi solicitado.

E esta deve ser a maior preocupação de um gestor, dar ao membro de sua equipe todo o apoio para o cumprimento de tarefas. Porque delegar, na verdade, é formar pessoas, é desenvolvê-las e dar a elas atribuições cada vez mais complexas, para que elas possam crescer nessa função e se preparar para algo maior em suas carreiras”, explica.

Empowerment: o processo de delegação requer confiança

Você, como líder ou gestor, deve compreender que todas as pessoas têm competências a serem desenvolvidas. E um ótimo caminho para contribuir com esse desenvolvimento é o processo de delegar tarefas com eficiência.

Nesse sentido, o seu papel, como já foi dito, é responsabilizar os membros de sua equipe por atividades que antes eram exercidas por você, dando a eles total apoio e suporte. E quando se fala em fornecer todos os recursos necessários, implica diretamente em não causar um dano moral.

É como já tratamos neste artigo. Também configura dano moral quando o líder degrada o ambiente de trabalho para o colaborador não entregar o que ficou sob sua responsabilidade.

No entanto, de nada adianta oferecer recursos e ferramentas necessárias para o cumprimento de tarefas se o líder ou gestor não consegue depositar confiança no trabalho de seu subordinado.

Delegar tarefas com eficiência é também deixar que o outro faça o seu trabalho do jeito dele, tendo autonomia neste processo. É o que a gente chama de empowerment, que é delegar com confiança, se mantendo como suporte”, afirma Cyndia.

Um conceito da área de administração de empresas, a palavra empowerment significa “descentralização de poderes”, o que implica numa maior participação dos membros de uma equipe nas atividades a serem cumpridas, conferindo a eles autonomia e responsabilidades.

Mas, como aponta a psicóloga, não se trata de distribuir tarefas e “largar de mão”, deixar que os colaboradores “se virem”. Delegar tarefas com eficiência é acreditar que o outro pode fazer algo tão bem ou melhor do que você, tendo como base:

• sua própria metodologia, mas dentro de um procedimento padrão da empresa.
• seu próprio tempo, mesmo tendo um prazo para a entrega.

É importante dizer que o colaborador precisa se atentar ao procedimento e às consequências advindas do cumprimento ou não desse procedimento, que deve ser feito com qualidade e no tempo necessário.

Delegar tarefas com eficiência? Estou fazendo certo?

Quem é líder e trabalha conduzindo pequenas ou grandes equipes precisa sempre se questionar sobre isso. Um primeiro passo é verificar, antes da delegação, se o colaborador possui os recursos, conhecimentos e competências necessárias para desempenhar a tarefa.

Além disso, vale constatar se você, líder ou gestor, conseguirá fazer o acompanhamento e dar todo o suporte necessário ao seu colaborador. Esses dois passos já contribuem para evitar os errinhos mais comuns dentro das empresas:

• Delegar tarefa sem saber se o colaborador está capacitado para ela;
• Não se manter como apoio, não dar o suporte necessário e não acompanhar o processo de execução, o que pode culminar em resultados desastrosos.

De acordo com Cyndia, quando se fala em acompanhar o trabalho solicitado é preciso se atentar para uma questão muito importante: o não delegar de verdade. É muito comum que, ao delegar atividades, os líderes fiquem cobrando suas execuções o tempo todo! E isso não é nada bom.

Pois o líder não respeita a autonomia do colaborador e sua lista de prioridades, e acaba por executar um trabalho que não cabia a ele justamente por não saber respeitar o tempo do outro. Trata-se de uma delegação disfarçada, uma “centralização”.

Nesse sentido, o “acompanhar” a ser considerado aqui é o permanecer à disposição do colaborador em casos de dúvidas, verificar seu desenvolvimento sem ser invasivo, questionador ou cobrador demais.

Outros pontos importantes que podem revelar se você está delegando ou não com eficiência são:

• Verificar, sempre que possível, o nível de estresse da sua equipe. É um quesito bastante revelador sobre como sua gestão tem impactado o trabalho de seus colaboradores;
• Conferir se os trabalhos solicitados estão sendo entregues com qualidade e no prazo estipulado;
• Identificar se sua equipe possui todas as ferramentas e recursos necessários para atender as atividades solicitadas;
• Pedir feedbacks aos colaboradores, sobre como eles estão se sentindo no atendimento das tarefas e sobre o que pode ser melhorado nesse processo.

Exerça o desapego!

O maior desafio para quem deseja delegar tarefas com eficiência, segundo a psicóloga, é o desapego. Acreditar que o outro é capaz de desenvolver um trabalho até melhor que o seu é um exercício de confiança e, consequentemente, de desapego.

No entanto, vale a pena exercê-lo, pois é algo que pode lhe trazer mais tranquilidade e mais tempo para desempenhar outras tarefas e assumir novas responsabilidades.

Sem dúvidas, exercendo esse desapego e se atentando aos pontos acima, você terá uma visão mais profunda sobre o seu processo de delegação de tarefas. Assim, será possível identificar onde você pode estar errando enquanto líder, e o que pode ser feito para melhorar a sua delegação.

Delegação de tarefas com eficiência: vamos relembrar?

Está na hora de relembrar e de fato resumir o que foi apresentado neste artigo. Listamos abaixo os principais tópicos para que você não se esqueça do que realmente deve ser considerado no processo de delegação de tarefas:

1. Seja capaz de exercer o desapego, acredite e confie na autonomia da pessoa para quem você está delegando;
2. Verifique antes se esta pessoa possui interesse e competência necessária, bem como recursos para entregar a tarefa concluída em tempo hábil;
3. Faça acompanhamentos combinados, ainda que sistemáticos, para dar mais segurança a pessoa e também para ela ir se acostumando, caso a tarefa seja nova;
4. Sempre parabenize o seu colaborador quando ele entregar uma tarefa. Nos momentos de feedbacks, teça os pontos positivos, mas também indique onde pode ser melhorado, sempre de forma tranquila, deixando a pessoa motivada a assumir novas tarefas no futuro;
5. Crie na equipe um clima harmonioso, deixando claro que a delegação faz parte do desenvolvimento de todos, dentro e fora do ambiente de trabalho.

Tem mais dicas importantes para levantar ou já sabe o que pode ser aperfeiçoado na sua gestão? Compartilhe com a gente nos comentários!