10 dicas incríveis para uma boa gestão do seu escritório de arquitetura

Um dos sonhos mais comuns entre estudantes e profissionais da Arquitetura é abrir o seu próprio escritório. Mas a final, como realizar uma boa gestão do seu escritório de arquitetura? Assim como qualquer outra empresa, abrir um negócio é burocrático, mas não é uma tarefa impossível. O desafio para muitos profissionais é manter o escritório de arquitetura de portas abertas e gerando lucro. Para isso, entra uma palavrinha chave que deve ser pensada antes mesmo de se escolher o local onde será montada a empresa, a gestão.

De acordo com dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) divulgados em 2014, de cada dez empresas, seis não sobrevivem após cinco anos de atividade.

(Entenda como se preparar para abrir seu escritório de arquitetura)

Já uma pesquisa de Sobrevivência das Empresas no Brasil realizada pelo Sebrae em 2016 aponta que a falta de gestão, problemas administrativos e contábeis, incapacidade, sociedade, logística são responsáveis pelo fechamento de 25% das empresas no País.

Se você está começando agora, veja aqui como se preparar para abrir o próprio escritório de arquitetura. E se você já está no mercado, neste artigo vamos te ajudar para que o seu negócio não se torne mais um para a estatística de empreendimentos que não deram certo.

Formação técnica X Formação gerencial

Você já parou para pensar de onde vem o problema pelo qual muitos arquitetos e engenheiros não conseguem realizar uma boa gestão do seu próprio negócio? Isso ocorre no Brasil porque as universidades privilegiam o conteúdo técnico em detrimento à formação gerencial e empreendedora.

Somos levados a crer que não precisamos nos preocupar com ‘tarefas menores’, bastando o talento, a genialidade de conceber espaços e o conhecimento em cálculos e projetos.

Por isso, muitos profissionais acabam tendo que aprender na prática que para o escritório de arquitetura se tornar lucrativo é necessário:

• Estrutura operacional eficaz
• Qualidade nos processos de gestão de produção
• Equipe engajada e comprometida com o sucesso
• Boa administração financeira e comercial

Um escritório de arquitetura que não possui projetos fecha, mas aquele sem uma gestão eficaz quebra.

Outros problemas a serem observados e que podem causar muitos transtornos é a sazonalidade do mercado de construções bem como do mercado imobiliário. Pode ser encontrado neste cenário a ausência de uma definição precisa do tamanho do projeto que pode ir sofrendo alterações na medida em que a obra for caminhando. Isso pode impactar na organização dos trabalhos do escritório, percepção de custos e gastos.

Para evitar com que você caia nestes problemas listamos a seguir 10 dicas para te ajudar a gerir o seu escritório de arquitetura. Já está preparado para o sucesso?

10 dicas importantes para uma boa gestão do seu escritório de arquitetura

1) Saiba quanto custa o seu serviço

O primeiro passo para ter uma gestão eficaz no seu escritório de arquitetura é se ater a um bom gerenciamento de todos os dados técnicos e custos de serviços sejam eles diretos ou indiretos, fixos ou variáveis. É primordial ter controle da sua execução e da quantidade de horas orçadas para cada etapa do processo. Tendo em mente quanto custa cada um dos seus serviços fica mais fácil ter o controle se o projeto sofrer mudanças. Além disso, você pode evitar prejuízos.

2) Tenha anotado todos os gastos da empresa

Tão importante quanto o item anterior é saber exatamente quanto de dinheiro entra e sai do seu escritório de arquitetura. Isso vale para qualquer empresa. Sabemos que o mercado é extremamente competitivo e para se manter nele, o gestor precisa muitas vezes contar com uma equipe enxuta, mas que tenha uma alta performance. Por isso, é necessário saber quanto custa o valor mínimo de produção mensal de cada colaborador bem como outros gastos (despesas fixas, etc).

Saber qual é o valor disso na prática não significa ter um caderno com mil páginas de conta. Hoje, todas essas tarefas podem ser organizadas com ajuda de software ou planilhas. Assim fica mais fácil contar as horas e dividir sua equipe por projeto e saber quanto tempo de cada um será disponibilizado para cada trabalho.

3) Faça sua proposta com base nas etapas do projeto

Quando for realizar uma reunião com cliente elabore uma proposta considerando as etapas do projeto, o tempo que será gasto e qual o valor de cada hora. Isso é importante para que ele tenha em mente o que será cobrado caso ele ultrapasse o tempo planejado. Outros itens que podem ser comercializados são o gerenciamento da obra e a aprovação junto aos órgãos públicos.

4) Acompanhe de perto o projeto

Pode parecer um item bobo, mas é importante saber se a produtividade da sua equipe está no patamar ideal. Caso o projeto esteja rápido demais, analise se isso não compromete a qualidade do serviço. Se estiver devagar veja se isso não trará problemas quanto aos prazos.

5) Mantenha-se competitivo no mercado

Estar atento à concorrência também é um fator importante para o seu escritório de arquitetura. Saiba quanto as outras empresas estão cobrando pelos serviços que você fornece e mantenha o seu negócio competitivo.

6) Tenha estratégia

Tenha uma visão 360º do seu escritório de arquitetura. Com base nisto, não deixe de elaborar metas e planos de ação para alcançar os seus objetivos. O planejamento estratégico é essencial para direcionar os recursos, otimizar os ganhos do negócio e evitar que os investimentos sejam não rentáveis.

7) Cuide do seu colaborador

O recurso humano é o mais importante dentro de uma organização. A soma de histórias, vivências e bagagem dos seus colaboradores pode se tornar um diferencial na sua empresa. E aqui não é importante somente pensar em remuneração justa, mas também em reter talentos.

8) Motive a sua equipe

Como falamos anteriormente, é importante para um escritório de arquitetura ter uma equipe que apesar de ser enxuta tenha uma alta performance. Além disso, a criatividade é uma peça chave para arquitetos e designers. Mas para que este termo deixe de ser uma mera palavrinha bonita no papel e seja usada na prática é importante garantir um ambiente de trabalho agradável.

Por isso, antes de ser um gestor é essencial ser um líder, e ser um líder implica diretamente em manter o seu time motivado. Encontre o que deixa cada um na sua equipe feliz e saiba reverter desânimos e atitudes negativas. Uma forma de ajustar os pontos é dando feedbacks.

9) Estude sempre

Mantenha-se atento às tendências e novidades do mercado, para isso invista em cursos, palestras, workshops e muitos outros. Aproveite palestras, congressos para trocar experiências, conhecer pessoas e quem sabe fazer parcerias.

10) Gestão de Processos

Uma boa gestão de processos é fundamental. Compreender o ciclo do serviço dentro do escritório, desde o contato inicial, passando pela elaboração da proposta, contrato, definição do escopo, é o que garante o correto planejamento das etapas do projeto. Todos esses processos devem ser mapeados, estudados e definidos em modelos de documentos e procedimentos.