De acordo com a Receita Federal, a partir de julho de 2018 todas as empresas, incluindo as micro e pequenas empresas e as cadastradas no MEI, terão que usar obrigatoriamente o eSocial para registrar informações de empregados.
A exigência já passou a ser válida para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões desde janeiro deste ano. Já no caso dos entes públicos, a aderência do sistema será obrigatória a partir de janeiro de 2019.
Mas afinal, porque foi criado o eSocial?
O eSocial é um projeto do Sistema Único de Escrituração Digital – SPED (conheça mais sobre esta ferramenta de gestão tributária neste ebook online e gratuito), elaborado para unificar a entrega de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um sistema digital.
Com o sistema, a prestação de informações é desburocratizada, contribuindo na fiscalização e evitando erros no processo de arrecadação.
A estimativa do governo é que arrecadação aumente em R$ 20 bilhões por ano com a implantação do eSocial, somente por eliminação de falhas que levam muitas empresas a pagarem menos do que é devido.
Implantação do eSocial: como fazer?
Embora o sistema tenha surgido para simplificar o processo de prestação de informações, proporcionando mais agilidade e qualidade no atendimento aos trabalhadores, ele apresenta características complexas e alguns detalhes que requerem mais atenção aos profissionais de contabilidade e a empresa em geral.
Então, se você está se preparando para implantar o eSocial na sua empresa, saiba o que é necessário fazer para realizá-la de forma transparente e com menor impacto possível:
1º passo: Avalie o que se aplique a sua empresa
As informações que serão cadastradas no eSocial variam de empresa para empresa, conforme seu segmento, abrangência e faturamento. Então, é necessário compreender o que realmente se aplica em cada caso para evitar erros no processo.
2º passo: Aposte na mudança cultural
É fundamental conscientizar a todos da empresa sobre a implantação do eSocial. Gestores, líderes, profissionais de RH e, principalmente, especialistas em contabilidade podem contribuir para essa mudança cultural. Afinal, algumas regras e prazos impostos pelo governo vão impactar diretamente a rotina de trabalho da organização.
3º passo: Invista na organização de dados e informações
Organize todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais da empresa para que as mesmas sejam repassadas dentro dos prazos estabelecidos pelo governo.
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4º passo: Acompanhe o cronograma de envio desses dados
Os prazos e períodos para entrega de informações são distintos, por isso, é de extrema importância utilizar um cronograma para acompanhar todas as etapas do processo.
5º passo: Planeje para evitar riscos
Com as mudanças implantadas na empresa, é preciso considerar que há a possibilidade de riscos, pois muitos colaboradores estão se adequando a nova realidade.
6º passo: Fique de olho no software de gestão
O software utilizado para o envio de informações para o Fisco deve ser ajustado de acordo com os prazos estabelecidos pelo governo. Caso não esteja adequado, talvez esteja na hora de buscar outra alternativa.
Porque você precisa saber como implantar o eSocial?
PRIMEIRO: o eSocial é fiscalizador, envolvendo:
- Receita Federal
- Ministério do Trabalho
- Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS)
- Previdência Social
SEGUNDO: O eSocial é constituído por mais de 40 micro declarações
Devido a essa quantidade de declarações, fica evidente a necessidade de profundo conhecimento quanto a suas particularidades para evitar multas e autuações. É preciso estar preparado!
TERCEIRO: É uma oportunidade para quem está preparado
Profissionais que conhecem o eSocial detalhadamente conseguem auxiliar empresas no processo de implantação, podendo atuar como Gestor Interno do eSocial, Auditor Trabalhista com foco no eSocial, Consultor de Implantação do eSocial, entre outros cargos similares.
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