Dizer que as mudanças nas áreas fiscais e contábeis ocorrem a todo momento já se tornou algo batido, porém são essas mudanças que exigem cada vez mais preparação dos profissionais que atuam nesses segmentos e por mais que todos saibam que a legislação muda a todo momento, acompanhá-la de forma correta é uma tarefa que exige dedicação.
A introdução da Nota fiscal Eletrônica (NFe), um dos subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que passou a ser obrigatório para todas as empresas em 2010, foi o ponta pé inicial a fim de oficializar os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais dentro de um formato digital específico e padronizado.
A NFe possibilitou um maior rastreamento aos fiscos em geral, principalmente no processo de compra e venda de mercadorias. A partir do SPED, o cruzamento de informações permitiu que as fiscalizações ocorressem remotamente, diferente das fiscalizações feitas “in loco”, que são aquelas realizadas na própria empresa, sem a utilização de recursos digitais.
Para os contadores, o SPED é mais uma das inúmeras obrigações acessórias existentes, que em parte contribui muito para a otimização de tempo no que tange a importação dos XMLs, e ao mesmo tempo requer até quase 2.000 horas das empresas, de acordo com o Banco Mundial, para deixar a empresa em Compliance, ou apenas atender as obrigações acessórias no Brasil.
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Oportunidades no mundo pós SPED
Além dos desafios de conformidade, atendimento a legislação e cumprimento de prazos, o SPED trouxe muitas oportunidades, visto que antes dele as empresas necessitavam de ERPs (Planejamento dos Recursos da Empresa) robustos e muito caros para obterem informações gerenciais para uma boa condução da empresa e tomadas de decisões precisas.
Essas informações relevantes e de qualidade foram democratizadas, já que todos devem prestar as mesmas informações ao fisco. Diante disso, o que se espera do Contador é que ele utilize essa obrigação acessória não somente como informativo ao fisco, mas também com uma importante ferramenta de gestão para as empresas.
Estratégias da Segurança da Informação no mundo pós SPED
Mas além de todos os desafios e oportunidades já conhecidos em relação ao SPED é urgente também falar sobre os riscos com a segurança de informação, pois muitas dessas informações são sensíveis e totalmente restritas e confidenciais e podem ser facilmente obtidas se o arquivo SPED cair em mãos erradas.
O SPED Fiscal – EFD ICMS/IPI – contém informações sobre clientes, fornecedores e até mesmo as fórmulas de produtos que eventualmente a empresa produz.
Imagine uma empresa tendo acesso ao SPED de seu concorrente, e já no início do arquivo no Registro 0150 ela tenha disponibilidade a todos os clientes e principalmente fornecedores que a empresa utiliza para comprar produtos e matérias primas. No caso de uma empresa que possui produtos diferenciados, existe até mesmo a possibilidade de acesso a origem de seus produtos, bem como fornecedores e país de importação.
E não para por aí! Em casos mais extremos, há ainda a chance de conhecer uma fórmula do concorrente, visto que no Bloco K, mais especificamente no Registro K230 e K235, constam as informações do produto, os insumos e quantidades utilizadas para a sua fabricação.
Além disso, para enviar o SPED é necessário o certificado digital da empresa, que na prática é a sua assinatura eletrônica. Caso essa assinatura caia em mãos erradas, pode fatalmente ser utilizada para fins divergentes da vontade da empresa.
Ou seja, falar em segurança da informação no mundo pós SPED é urgente e preciso!
6 principais estratégias da Segurança da Informação no Mundo Pós SPED
Diante desses riscos que a empresa pode estar submetida, é importante se atentar as seguintes estratégias:
- Conformidade com as informações geradas ao Fisco, visto que informações incorretas serão alvo de pesadas multas;
- Guarda e manuseio correto do Certificado digital;
- Possuir normas de Segurança bem delimitadas e de conhecimento de todos na organização;
- Possuir controle de acessos digitais diferenciado para níveis de usuários variados, seja em arquivos digitais ou em e-mails;
- Manter Softwares atualizados. Apesar de não ser algo específico ao SPED, já vimos acontecimentos como o wanna cry que criptografou computadores pelo mundo todo causando prejuízos e pânico.
- Capacitação constante da equipe.
Preparação do profissional Contábil
O profissional contábil precisa ser capaz de expandir sua vasta área de atuação e dialogar com profissionais de outros segmentos, como TI, desenvolvedores, entre outros. É necessário se capacitar de maneira profunda e, principalmente, prática, para compreender a realidade do dia a dia das empresas e enfrentar seus desafios.
O MBA em Contabilidade Auditoria e Gestão Tributária do IPOG aplica todos esses conceitos em seus módulos. A minha missão como professor é mais do que informar sobre legislações vigentes, é estar alinhado ao método IPOG: que nos instiga a levar conhecimento e prática real de mercado, fazendo com que os alunos sejam impactados e saiam do fim de semana de aula com técnicas e principalmente soluções que serão utilizadas já na segunda-feira.
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