Você sabe o que é SPED Fiscal? Qual é a sua importância para as empresas e para os profissionais de contabilidade? Como utilizar corretamente esse recurso tecnológico e evitar erros e punições por parte do governo? É o que pretendemos esclarecer ao longo desse artigo.
Sabemos que toda empresa tem o dever de especificar detalhes da movimentação de seus recursos ao governo. Esses recursos tratam-se de pessoas, valores monetários, mercadorias, estoques, serviços, tributos, entre outros.
E para ajudar nesse processo de emissão de informações ao governo existe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que trata-se de uma solução tecnológica para padronizar e oficializar os arquivos digitais nas escriturações fiscais e contábeis.
Existem diferentes tipos de SPED’s (módulos), entre eles:
- SPED Fiscal – ICMS/IPI (EFD)
- SPED Contribuições (EFD)
- SPED Contábil (ECD)
- Escrituração Contábil Fiscal – ECF
- Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
- E-Social
- Reinf
No site do SPED, em que é realizado todo o processo de arquivamento de informações, você encontra detalhes sobre cada um dos módulos mencionados acima, incluindo o manual do desenvolvedor, guias práticos, legislação e as tabelas adicionais.
E embora existam diversos tipos de SPED, neste artigo vamos dar ênfase ao SPED Fiscal, levando em consideração suas principais particularidades e importância para as empresas.
Conhecendo o que é o SPED Fiscal
Sped Fiscal, chamado também de EFD (Escrituração Fiscal Digital), é o nome dado ao processo de escrituração digital da Receita Federal.
Com ele, a Receita Federal e os órgãos fazendários estaduais recebem dos contribuintes todas as informações que precisam sobre a apuração de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
É o meio pelo qual as empresas simplificam e facilitam a entrega da documentação necessária para o fisco e elimina a necessidade de ter documentos em papéis, o que garante a fiscalização para o governo e reduz a burocracia para a entrega desses documentos.
A Escrituração Digital funciona da seguinte forma: a empresa envia mensalmente um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse do fisco estadual e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, além dos registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
O SPED Fiscal é entregue no formato de um arquivo digital (em texto), que precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio SPED. Após essa verificação, o arquivo digital precisa ser assinado, utilizando uma certificação emitida por uma entidade credenciada.
As informações que pertencem ao SPED Fiscal se referem a:
- Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços com ICSM);
- Apuração de impostos;
- Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores;
- Informações adicionais;
- Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou e o que saiu;
- Estoque / inventário;
- CIAP – Controle de Crédito de ICMS (Ex: quais foram os equipamentos utilizados para produção que geraram crédito para sua empresa?);
- Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica, usinas).
Vantagens do SPED Fiscal para as empresas
Com o SPED Fiscal as empresas passaram a ter um recurso fácil e prático para prestar contas sobre suas movimentações internas e externas ao governo. Problemas relacionados ao Imposto de Renda, por exemplo, reduziram expressivamente após a sua criação.
Algumas vantagens são claramente perceptíveis para empreendedores que gerenciam empresas de pequeno, médio ou grande porte. Entre elas, temos:
Agilidade no processo
Antes do surgimento do SPED Fiscal era preciso ir até a Receita Federal para se informar sobre os documentos necessários para prestar contas ao governo. Em outro momento, era entregue toda papelada e somente semanas depois ocorria a sua validação.
Esse processo manual e desgastante chegou ao fim com o SPED Fiscal. Hoje as empresas conseguem resultados muito mais certeiros com o auxílio do software, isso em um tempo bem menor.
Geralmente, leva-se, em média, duas horas para realizar o download do arquivo no SPED, preenche-lo e enviá-lo ao PVA.
Redução de custos
Com o SPED Fiscal torna-se desnecessário imprimir papeladas e papeladas para serem entregues a Receita Federal. Todo o processo acontece de forma digital, facilitando, e muito, a rotina da empresa.
E algumas das consequências positivas é a economia com deslocamento, impressões de papéis e ainda com recursos de pessoas para realizar o serviço burocrático.
Praticidade na rotina empresarial
Com o uso do SPED Fiscal o cotidiano da empresa se torna mais dinâmico, afinal, ele contribui para garantir a otimização de processos, ajuda a ampliar a taxa de produtividade dos colaboradores e ainda permite a redução de gastos desnecessários para a organização.
Problemas apresentados pelas empresas
O professor do curso de MBA Contabilidade, Auditoria & Gestão Tributária do IPOG, Fellipe Guerra, relata que a maioria das empresas comerciais tem apresentado problemas nas gestões das informações de seus estoques.
Com o advento do Sped Fiscal, o fisco passa a ter um monitoramento presente e constante das operações com mercadorias e, dessa forma, pode projetar o estoque final com base nas operações mercantis”, afirma o contador.
O especialista explica que um dos problemas mais comuns enfrentados pelas empresas é a incoerência entre os valores declarados nas NF-e e no SPED Fiscal, que pode ocorrer devido à desatenção de um colaborador ao alimentar o sistema ou até mesmo a parametrização errada do software de gestão utilizada para a validação dos dados.
Diante dessas ocorrências, Fellipe adverte que é fundamental que as empresas tenham bastante cuidado com a gestão de estoque e cadastro dos produtos, principalmente no que se refere aos códigos e as unidades de medidas utilizadas, sejam elas para comercialização ou gestão dos inventários.
Quais os principais erros?
Para muitos, o sistema do SPED Fiscal é considerado complexo e muitos erros acabam acontecendo. Os principais deles, de acordo com o próprio site do SPED, são:
- Campos obrigatórios não informados
- O contador cadastrado não é responsável pelo período da apuração
- Regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa
- O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado
- CST possui equívocos
- Número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”
- PIS e Cofins não configurados nos afretamentos
- Entre outros.
Como evitar erros no SPED Fiscal
Agora que você já sabe o que o SPED Fiscal e quais são os principais erros cometidos pelas empresas, é hora de agir de forma preventiva.
Fellipe Guerra alerta que para evitar problemas com a Receita Federal e se livrar de qualquer tipo de punição por incompatibilidade de informações prestadas ao governo, vale se atentar as seguintes dicas:
- Mantenha os registros contábeis e fiscais totalmente formais e ligados entre si;
- Defina procedimentos internos de preenchimento e validação de informações da empresa conforme os padrões do governo;
- Revise todos os documentos para que não ocorram imprevistos ou falhas nas declarações;
- Invista em pessoal, treinamentos e propague conhecimentos tributários no ambiente interno da empresa.
Como fazer para ver um passo a passo de como submeter o SPED Fiscal?
O próprio SPED oferece um guia prático para ajudar a fazer e enviar o arquivo de SPED Fiscal. Vale lembrar que todos os contribuintes do ICMS estão obrigados a manter o registro do livro de inventário. Confira todas as informações aqui.
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