Descubra as 5 fases para que o gerenciamento de projetos dê certo

Na última metade do século XIX, o mundo comercial estava se tornando cada vez mais complexo. Projetos governamentais de larga escala foram o ímpeto para a tomada de decisões importantes, que se tornaram a base para a metodologia do gerenciamento de projetos.

O primeiro projeto governamental verdadeiramente grande nos Estados Unidos foi a ferrovia transcontinental, que começou a ser construída na década de 1860. Repentinamente, os líderes empresariais se viram diante da tarefa assustadora de organizar o trabalho manual de milhares de trabalhadores e o processamento e a montagem de quantidades sem precedentes de matéria-prima.

Nessa época, o gerenciamento de projetos começou a se estabelecer, justamente quando as empresas e outras organizações começaram a perceber o benefício de organizar o trabalho como projetos. Essa demanda tornava-se ainda mais evidente à medida que as organizações entendiam a necessidade crítica de seus funcionários integrarem seus trabalhos a outros departamentos e profissões.

O coordenador do curso MBA Projeto, Dimensionamento e Modelagem de Estruturas e Fundações do Ipog, Flávio Augusto Settimi, explica que a gestão de projetos tem crescido muito no mundo, mas no Brasil as principais ideias vieram a partir de 2005.

As empresas que têm colocado a gestão de projetos na prática estão conseguindo minimizar riscos, reduzir prazos e custos, aumentar a qualidade de seus projetos e melhorar a satisfação de seus clientes, já que conseguem se organizar melhor para entregar os projetos nos prazos combinados, nos custos combinados e com qualidade determinada pelo cliente”, explica o especialista.

Mais o que de fato é o gerenciamento de projetos?

A organização e gerenciamento de recursos é realizado dentro de um escopo definido, com padrões desejados de qualidade e restrições de tempo e custo. Dentro do ambiente empresarial, este conceito pode ser visto como uma forma de gerenciar a introdução de novas iniciativas ou mudanças organizacionais.

Os projetos têm duração finita, geralmente envolvendo um número de atividades que devem ser executadas dentro de um período de tempo e, na maioria das vezes, com orçamento fixo.

Alguns especialistas falam sobre trabalhar a visão da empresa como um organismo humano, isso significa que para que uma empresa sobreviva e prospere, todas as suas partes operacionais devem funcionar em conjunto na busca de metas ou projetos específicos.

Como acontece o gerenciamento de projetos?

De forma simplificada, o gerenciamento de um projeto ocorre em cinco fases:

1. Compreensão do ambiente de projeto

O ambiente do projeto compreende tudo o que pode afetá-lo, desde fatores internos como estratégia, cultura e recursos disponíveis, até recursos externos, como fatores competitivos e industriais, fatores geográficos, econômicos, políticos e governamentais.

2. Definição do projeto

Antes do planejamento do projeto, é necessário saber com precisão qual o objetivo a ser cumprido, bem como seu escopo e a estratégia a ser usada para alcançar as metas traçadas.

3. Planejamento do Projeto

O planejamento determinará os recursos necessários para realização do projeto, seus custos e sua duração. Nesta fase, o trabalho será alocado e dividido, com cada membro conhecendo suas responsabilidades.

4. Execução

Essa etapa está relacionada ao desempenho dos aspectos técnicos do projeto. Ela envolve a execução de várias atividades, que engloba diferentes tecnologias, dependendo do projeto executado.

5. Controle do projeto

Durante a execução, o projeto deve ser monitorado de forma que esteja claro se as metas estão sendo cumpridas ou não. Caso a execução esteja saindo diferente do planejado, o gerente de projetos deve saber como intervir de forma que as metas traçadas voltem a ser cumpridas.

Vale ressaltar!

O gerenciamento não acontece somente por vias humanas, existem técnicas e sistemas que, quando aplicados, facilitam o trabalho e, ao mesmo tempo, têm o poder de melhorar o desempenho do projeto.

Dica do Professor: Se você tem interesse nessa área, amplie seus conhecimentos com a leitura do manual PMBOK e com o acesso as informações atualizadas do site PMI.