Originária do Japão, a Metodologia 5 S propõe uma série de atitudes necessárias para conferir eficiência aos processos do dia a dia das organizações, podendo ser aplicada nas mais diferentes áreas de atuação. Baseada em fundamentos de fácil compreensão, a metodologia 5 S permite atingir resultados expressivos, ao se seguir um roteiro de atitudes simples.
Logo após a Segunda Guerra Mundial, o Japão se viu fortemente abalado ao ser atingido por duas bombas atômicas. Diante de um país desestabilizado economicamente e emocionalmente abatido, foi preciso traçar uma nova metodologia que conduziria toda uma nação à sua reconfiguração atual, calcada na reconstrução da sua infraestrutura e da sua própria identidade.
Esse novo direcionamento serviu de base para determinar a chamada Metodologia 5 S como conhecemos hoje. Mundialmente, esse mecanismo ficou reconhecido por conferir qualidade total e aumento da produtividade aos ambientes empresariais onde foi aplicada, dos mais diversos tamanhos e formatos.
O que significa Metodologia 5 S?
Cada um dos “Ss” que formam esse ferramental representam a consoante inicial das palavras japonesas Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que ao serem traduzidas para o português significam:
- senso de utilização
- senso de organização
- senso de limpeza
- senso de saúde
- senso de autodisciplina
Senso de utilização
Por meio do senso de utilização se preza pelo equilíbrio e bom senso na escolha dos materiais, ferramentas e equipamentos necessários para desenvolver as tarefas. Tudo aquilo que não é essencial para a condução do trabalho deve ser descartado, ou nem mesmo adquirido.
Os benefícios com a aplicação dessa premissa são: ganho de espaço, facilidade de limpeza e manutenção, controle de estoque, redução de custos e preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos da metodologia.
Senso de organização
Como a própria palavra já dá a entender é ter todo o ferramental do dia a dia do trabalho organizado de maneira fácil de ser acessado. Quando todas as coisas necessárias para as tarefas do dia a dia estão ao alcance das mãos, sem dificuldade de serem encontradas. Parece algo simples, mas para algumas pessoas manter a ordem de seu local de trabalho não é algo tão corriqueiro.
Para contribuir com a organização há maneiras de catalogar, separar e guardar os elementos fundamentais para as atividades. Essa premissa contribui para a agilidade das atividades e para reduzir o estress de quem as executa, visto que elimina a atividade de procurar pelas principais ferramentas e artefatos utilizados diariamente.
Senso de Limpeza
Um ambiente de trabalho saudável e propício à produtividade deve ser um local livre de sujeira e resíduos desnecessários. Pontos como pisos, armários, gavetas e mesas devem estar devidamente organizados e limpos, favorecendo o bom desempenho das atividades laborais.
Alguns teóricos chegam a aplicar o senso de limpeza além da questão física e o estende para as relações pessoais estabelecidas entre os colegas de trabalho, onde o relacionamento é pautado pela transparência, honestidade, franqueza e respeito mútuos.
Senso de Padronização e Saúde
Nesta premissa fica determinada a necessidade de se fixar padrões de trabalho, de formas, de iluminação, para conferir um ambiente propício à produtividade. Manter em ordem os ambientes coletivos como refeitórios, banheiros, salas de trabalho também são fundamentais para contribuir para o bom desempenho de atividades.
Esse princípio ajuda a manter os três primeiros em pleno funcionamento. Ao ser aplicado com sucesso ele facilita a localização e identificação de objetos, promove o equilíbrio físico e mental e melhora o convívio nos ambientes coletivos.
Senso de autodisciplina
Ao colocar em prática os quatro outros fundamentos, resta aplicar a disciplina nas rotinas de trabalho. Este senso envolve padrões de comprometimento do indivíduo com as atividades que executa no seu dia a dia. Sua premissa prega que o profissional deve se comprometer com suas atividades mesmo que não haja cobrança direta, alguma espécie de vigilância.
Exige da pessoa uma auto gestão, focada em resultados. Sua aplicação na rotina de trabalho permite que se melhore a produtividade e a segurança no trabalho, contribui para as relações humanas e o cumprimento de prazos e procedimentos operacionais e administrativos.
A adoção deste programa na empresa permite uma mudança geral na cultura organizacional, a partir do momento que coloca cada um dos indivíduos como responsáveis pela melhoria do ambiente de trabalho e das atividades que executam. São atitudes simples mas que conferem um resultado de grande repercussão, permitindo com isso que todos ganhem: empresas e profissionais, que evoluem conjuntamente com a aplicação de novas metodologias.