Como enfrentar o desafio de ser um líder diante das multitarefas

É cada vez mais comum encontrarmos pessoas que se orgulham de fazer várias atividades ao mesmo tempo. E elas sentem orgulho por isso. Dirigir e falar ao celular ou usar um aplicativo, abrir várias janelas de navegação na internet e executar diferentes tarefas, tocar uma reunião enquanto atualiza os e-mails… Ufa! Parece que a gente cansa só de ler tudo isso. Mas é exatamente essa rotina agitada e acelerada que tem permeado as relações no ambiente de trabalho. Principalmente de um líder.

Com uma demanda externa cada vez maior e o desafio de coordenar uma equipe de colaboradores, vários gestores se encontram presos no emaranhado das multitarefas.

A sensação que se tem é de que você não tem mais o controle da sua vida diante de tantas tarefas. Pelo contrário. Parece que está sendo comandado por elas.

Isso porque alguns líderes trabalham com tantas urgências, que não têm tempo sequer de planejarem ações futuras. Cria-se um ciclo totalmente improdutivo. Vive-se sempre tentando resolver coisas feitas no passado sem planejamento porque estava envolvido com tarefas demais e a consequência, é que as demandas atuais não tratadas com a devida atenção, serão os incêndios do futuro.

O impacto disso é sentido também na equipe: muitas atividades, pouca realização, sensação de frustração e consequentemente perda de produtividade e motivação.

Como isso começou?

Segundo Daniel Vieira, professor do MBA Inovação, Empreendedorismo & Estratégia Competitiva do IPOG em disciplinas como Gestão do Tempo e Carreira e Marketing Pessoal, essa é maneira de pensar que surgiu na década de 80 ligado ao termo workaholic. A expressão se refere a pessoas que priorizam o trabalho acima de todas as outras coisas e que são bastante motivadas pelas conquistas profissionais.

A figura do workaholic é de alguém envolvido em várias atividades ao mesmo tempo. Imagem que remetia principalmente à liderança. Basta lembrar de filmes da década de 80 que mostravam os gestores em posição de influência, fazendo inúmeras coisas ao mesmo tempo e ainda sendo charmosos.

“Essa figura nos dava a sensação de produtividade, mas o excesso de atividades não está relacionado com realização e alcance de resultados”, alerta o professor.

“O líder precisa gerar resultados e não estar repleto de tarefas”

Com a era tecnológica, nos tornamos ainda mais acelerados. Queremos nos sentir conectados simultaneamente a diferentes situações. Tudo precisa ser feito agora, decidido agora! No entanto, partindo deste alerta feito por Daniel Vieira, citamos alguns motivos para você repensar a organização de suas atividades.

Mito das Multitarefas

Não adianta. Se orgulhar ao dizer que consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo não é nada bom. Clareando um pouco mais: é improdutivo. Diversos estudos já comprovaram que quem tenta fazer várias coisas de uma vez acaba perdendo tempo.

Você até pode fazer, mas não pense que vai render mais fazendo assim. Esteja consciente de que isso irá demandar mais tempo da sua rotina e que provavelmente a sua performance não será a melhor possível. E será que é isso que um líder quer? Então delegue tarefas!!

Confira algumas consequências geradas pelo excesso de tarefas:

Improdutividade

Pesquisa da TriadPS, com alunos do treinamento de produtividade, revelou que a perda de tempo média ao multitarefar é de aproximadamente 20%. Ou seja, se você passa um dia de 10h realizando inúmeras tarefas ao mesmo tempo, você poderia economizar algo em torno de 2 horas diárias.

Estresse

Não se iluda. Uma pesquisa feita pela Universidade de Utah, nos Estados Unidos, revelou que apenas 2,5% das pessoas são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez. Essas pessoas são chamadas de supertaskers. O restante apenas alterna atividades, o que em vez de ajudar, gera resultados inferiores e grandes níveis de estresse.

Erros frequentes

Principalmente os líderes se cobram muito em relação às multitarefas. Tratam isso como se fosse uma exigência do mercado e dizem “meu trabalho exige múltiplas atividades”. No entanto, se você insiste nessa ideia, prepare-se para o aumento de erros no dia a dia do trabalho. E lembre-se do ciclo perigoso, erros no presente significam mais urgências a serem resolvidas no futuro.

Dicas para líder com multitarefas

Se você se identificou com os pontos citados aqui e percebe que também vive essa rotina acelerada, chegou a hora de se reorganizar. Pedimos para Professor Daniel Vieira separar algumas dicas de como o líder pode lidar com um dia a dia repleto de demandas, mas não cair no erro de querer fazer tudo ao mesmo tempo. Vamos lá?

Estabeleça objetivos semanais (pessoal e profissional)

O primeiro passo é ter uma definição clara de onde o líder quer chegar. Estabelecer um objetivo pessoal e também construir objetivos com sua equipe. Um líder que não tem isso claro e bem definido vira um verdadeiro “apagador de incêndios”, passa o dia todo envolvido em resolver problemas e não avança. Está sempre com a sensação de andar, andar, andar e não sair do lugar.

Dedique um período da semana para planejamento dos próximos dias

Já ouviu falar em reunião consigo mesmo? Acredite, isso é necessário para qualquer líder. É aquele momento em que você avalia a agenda cumprida: consegui realizar todas as atividades? Se não consegui, será que foi porque me sobrecarreguei de tarefas? Neste momento, você consegue avaliar o que pode melhorar e já planeja a semana seguinte, por exemplo. Com horários definidos, você se torna mais produtivo e não corre o risco de esquecer alguma coisa.

Elimine distrações

Celular, redes sociais, barulhos que incomodem ou até mesmo intromissões. Entenda a necessidade do foco para que uma tarefa seja (bem) realizada. Se necessário for, coloque avisos na sua mesa para que ninguém lhe incomode e estipule horários para ler as mensagens do WhatsApp.

Delegue sempre que possível

Eis o desafio da maioria dos líderes. Delegar. Lembra daquele momento na reunião consigo mesmo em que você percebeu que não conseguiu fazer todas as atividades planejadas? Talvez seja o momento de avaliar se realmente seja necessário que elas sejam feitas por você. Caso a resposta seja não. Delegue a alguém. Isso diminui a sobrecarga sobre sua mente, evita gerar estresse e aumenta as chances de ser um tarefa melhor realizada. 

Aprenda a dizer não

Às vezes é preciso dizer não em alguns momentos para garantir o bom funcionamento do negócio. Afinal, liderar envolve tomar decisões importantes. Isso inclui saber dizer “não” em algumas situações para garantir que o negócio prospere, os objetivos sejam alcançados e os resultados sejam satisfatórios.

E aí, gostou das dicas? Daniel Vieira ainda lembra que o verdadeiro desafio é se tornar um líder que tenha foco no que é essencial, e transformar um equipe não só produtiva como realizada.

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