12 dicas para dar um up na sua produtividade pessoal em 2023
Quantas vezes você já teve aquela sensação de acordar, saber que tem uma série de tarefas a fazer, mas, conforme as horas vão passando, você se dá conta que não fez nem metade do que tinha planejado?
Você até se recorda das atividades previstas para o dia, mas logo o fim do expediente chega e vem a sensação de que foi um dia a menos no seu calendário.
A procrastinação, a falta de foco e o acúmulo de tarefas são alguns exemplos que tiram a sua atenção das atividades que mais importam.
Mas você não é o único a passar por isso. Esses comportamentos são mais comuns do que se imagina. Tal atitude tem levado especialistas da Psicologia a se dedicarem a desenvolver técnicas que garantam maior produtividade pessoal.
Neste artigo, você descobre como ter domínio da própria agenda e priorizar as atividades importantes para progredir na carreira profissional. Confira com o IPOG como dar uma guinada na sua produtividade pessoal, adotando ações que vão lhe conferir um upgrade no seu rendimento!
Produtividade pessoal X Multitarefas
Sempre estamos repletos de atividades, mas nos esquecemos do que realmente importa: gerar resultados positivos. No entanto, quando ocupamos nosso cérebro com dezenas de tarefas, nossa produtividade pessoal diminui e acabamos entregando menos do que deveríamos ou gostaríamos.
Ter agilidade é importante, mas é preciso manter o foco. Isso porque é ele que direciona você no caminho assertivo, nas prioridades do dia e nas ações que vão destravar os próximos passos.
Para romper com a procrastinação, tenha atenção a esses vilões da produtividade pessoal:
- redes sociais;
- conversas paralelas;
- ansiedade;
- resolver multitarefas sem conexão umas com as outras.
Tudo isso pode interferir no nosso rendimento diário. Mas o que fazer? Será que você consegue pelo menos identificar quais são os principais vilões da sua produtividade pessoal e incrementar a lista acima?
Esse exercício de autoconhecimento vai ajudar você a ficar em alerta sobre os vilões que tomam o seu tempo e o seu rendimento e ainda comprometem a sua produtividade.
Curiosidade científica sobre os vilões da produtividade pessoal
Uma pesquisa realizada pela Universidade da Califórnia revelou que após uma interrupção, como responder uma mensagem no WhatsApp, são necessários cerca de 23 minutos para o cérebro retomar a concentração plena dedicada à tarefa anterior. Isso mesmo, 23 minutos!
Por isso, é tão importante se preocupar em diminuir esses mecanismos de distrações para se tornar cada vez mais produtivo.
Sendo assim, o mais importante é estabelecer um critério de checagem de mensagens no WhatsApp enquanto se dedica às atividades de trabalho.
Equilíbrio no uso das tecnologias é fundamental para a saúde do trabalhador durante o expediente. Pessoas que criam hábitos de navegar pelas redes sociais enquanto resolvem assuntos profissionais tendem a desfocar com maior facilidade das obrigações do cotidiano, o que diminui o rendimento e a produtividade.
No entanto, se você usa o app como forma de comunicação profissional, deve conciliar com sabedoria, sem deixar os colegas sem respostas, mas levando em consideração o fluxo das tarefas e suas prioridades.
12 dicas para aumentar a produtividade pessoal
Recentemente, nós conversamos aqui no Blog IPOG sobre 5 escolhas para aumentar a sua produtividade. Mas queremos ajudar você a ir além!
Por isso, o professor do IPOG, Daniel Vieira, separou novas dicas para ajudar a criar uma rotina organizada e, assim, aumentar sua produtividade pessoal. Confira!
1. Liste prioridades, e não atividades
Na maioria das vezes, fazemos uma lista com uma série de atividades que precisamos realizar no dia a dia, na semana ou até no mês. O problema é que se organizar dessa maneira reduz o nosso foco. O excesso de atividades deixa a pessoa confusa, afinal, sempre temos muitas coisas a fazer.
Por isso, liste apenas três prioridades por semana. Isso mesmo! Apenas aquilo, que de maneira alguma, você pode deixar de fazer.
Ao se concentrar nas prioridades, consequentemente você irá desenvolver as ações para atingir seus objetivos. Pensar em prioridades ajuda a organizar mentalmente as atividades rumo às metas.
Progressivamente, tente ir expandindo a lista de prioridades semanais. Quando três ficarem fáceis de serem resolvidas, inclua uma e assim sucessivamente.
Dessa forma, você estará educando seu organismo a atuar mediante prioridades, a dar encaminhamento aos assuntos de maior urgência e a resolver a maior parte das questões prioritárias.
2. Gaste tempo planejando a execução
Se você quer aumentar a produtividade pessoal, precisa gastar tempo criando um método de trabalho que seja pessoal, eficaz e personalizado, algo que você descobriu que funciona para você.
“À medida que a gente entende como funciona o processo, a gente sabe quanto tempo ele dura, cria uma rotina e acaba adquirindo uma cultura ágil para o processo. Por isso, é tão importante criar uma rotina de trabalho e gastar um tempo planejando essa rotina de trabalho”, explica o professor.
Esse tempo é tido mais como um investimento do que um gasto. Todo planejamento ajuda a guiar melhor as atitudes e conter os desvios de atenção. Além disso, ao planejar, você contempla os dias que vai dedicar às atividades e tem em mãos um mapa de atividades a ser seguidas.
3. Aprenda a delegar
Envolva-se com aquilo em que você já descobriu que é bom. O restante delegue!
“O que acontece é que, muitas vezes, a gente se envolve com tarefas que não são da nossa responsabilidade, e por a gente não ter uma competência sobre aquela tarefa, acaba gastando mais tempo tentando entender como fazê-la e depois, tentando executá-la”, lembra Daniel Vieira.
Por isso, é tão importante aprender a delegar as tarefas que não são de nossa competência para aumentar a nossa produtividade pessoal. Afinal, ninguém é tão bom em tudo.
Saiba se apropriar dos seus talentos, explorá-los ao máximo, mas deixe que aqueles que estão ao seu redor possam contribuir com os resultados, entregando aquilo em que são especialistas. Essa troca de reconhecimento e experiências vai se mostrar muito engrandecedora.
Permita-se!
4. Saiba dizer não
A maior dificuldade das pessoas é saber: “Quando devo dizer não?”
Daniel Vieira explica que é fácil identificar. Segundo ele, geralmente essas demandas para as quais devemos aprender a dizer “não” são de terceiros. São coisas que as pessoas pedem para fazermos para ajudá-las, mas que estão fora da nossa lista de prioridades.
Normalmente, são tarefas que não estavam no nosso planejamento semanal e acabam tomando um tempo que a pessoa não tinha programado gastar. Viu como são coisas simples que afetam a nossa produtividade pessoal?
Sempre que for solicitado a fazer algo que não está na sua lista, confira com o seu superior se essa atividade deve passar à frente das suas prioridades listadas.
Caso a resposta seja afirmativa, basta substituir a nova demanda por uma prioridade elencada na lista. Saber pôr limites na sua atuação fará de você uma pessoa de resultados, e não um mero executor de tarefas.
5. Planeje a semana antes de ela começar
Não deixe para planejar sua semana na segunda-feira de manhã tomando banho ou organizá-la dentro do transporte a caminho do trabalho. A dica é: use um tempo no domingo planejando a semana toda!
No início, não será fácil. Parecerá, inclusive, que você está encurtando uma parte do seu descanso se preocupando com as atividades dos dias úteis.
No entanto, quando essa ação passar a ser automática na sua rotina, você vai perceber quanto isso ajuda na sua gestão de desempenho da semana. Afinal, pensar com a cabeça tranquila e descansada faz toda a diferença.
De acordo com o professor Daniel Vieira, nós não criamos uma responsabilidade sobre o planejamento quando o fazemos de forma relaxada. E, é claro, tenha sempre foco e disciplina. Esteja sempre atento ao que precisa ser melhorado. Ponha em prática essas dicas e perceba como é possível melhorar sua produtividade pessoal.
6. Bloqueie as distrações
As mídias sociais e os aplicativos de mensagens são alguns dos vilões da produtividade. No entanto, é possível usar algumas ferramentas para monitorar o seu tempo de uso e bloqueá-los quando for necessário.
Por exemplo, há smartphones que permitem delimitar o tempo de uso diário de aplicativos ou ativar o modo “trabalho” para não receber notificações. Também dá para checar como está o seu uso diário em cada uma das ferramentas. Assim, é provável que você comece a entender de que modo está gastando o seu tempo e fazer mudanças nessa rotina.
Há diversos aplicativos que ajudam a reduzir o tempo que você gasta no celular. Um deles é o Morph, disponível para Android, que pode identificar o local que você está e aplicar um modo de uso, deixando apenas as funções mais úteis para cada situação.
Outro aplicativo útil é o Postbox, também disponível para Android, que delimita as notificações do seu celular. É possível receber os avisos apenas em um horário predeterminado, ajudando a diminuir as distrações.
7. Use ferramentas de organização
Enquanto alguns aplicativos podem ser distrações, outros ajudam na organização das tarefas e no aumento da produtividade.
Uma das ferramentas úteis nesse sentido é o Trello. Você pode usar a versão para desktop ou para celulares. Ela organiza as tarefas em quadros, que podem estar relacionados a determinados usuários e ainda ter prazos estimados para conclusão.
Com o Trello, também dá para criar checklists para a execução das etapas de tarefas e anexar documentos, links e imagens aos quadros. Assim, as informações ficam concentradas em um só lugar e você ganha tempo.
Também é essencial contar com ferramentas para lembrar de compromissos, como o Google Agenda. Com ele, você pode ativar lembretes e vincular com reuniões no Google Meets.
Dessa forma, a sua mente fica livre para focar no que realmente importa, mas sem que você perca nenhum compromisso!
8. Faça pausas
As pausas durante o expediente são fundamentais não somente para a sua produtividade, mas também para contribuir com a sua saúde mental. Durante os intervalos, você pode relaxar, diminuir o estresse e, assim, se preparar para a retomada das suas atividades.
O nosso cérebro é um músculo e precisa de bastante energia para funcionar bem. Devido ao ritmo circadiano, os padrões cerebrais permitem que você fique concentrado somente por um tempo determinado, antes de fazer um intervalo.
Você pode até imaginar que focar em uma atividade durante horas irá ajudar a concluir uma tarefa. No entanto, é provável que você sinta exaustão se não realizar pausas estratégicas.
O aplicativo de rastreamento de tempo Desktime descobriu que as pessoas mais produtivas passavam cerca de 50 minutos trabalhando e fazendo pausas de aproximadamente 20 minutos. Ainda que você não consiga organizar as paradas exatamente assim, sistematize o seu trabalho em blocos de tempo e de descanso, conforme o seu fluxo de energia.
Contudo, para que as suas pausas sejam produtivas, é importante que elas sirvam para o descanso e não para checar mensagens ou redes sociais.
9. Pratique a dedicação total
Mais um ponto importante para fazer a sua produtividade decolar é se dedicar completamente às atividades durante o tempo em que estiver concentrado nelas. Por exemplo, se você determinar que vai trabalhar durante 40 minutos, tente desativar as notificações e não checar o seu e-mail nesse bloco de tempo.
Da mesma forma, durante o tempo de pausa, evite ser interrompido com assuntos ligados ao trabalho. O seu descanso também precisa de dedicação completa.
O propósito dessa estratégia é tornar os seus intervalos mais prazerosos e o seu tempo de trabalho mais produtivo.
10. Aproveite os seus momentos de lazer
Desfrutar de momentos de lazer na sua rotina também é essencial para desenvolver a sua produtividade. Não adianta apenas cumprir tarefas relacionadas ao trabalho no seu dia a dia sem estabelecer horas dedicadas ao seu lazer.
No entanto, esses momentos não precisam ficar limitados aos fins de semana. Estabeleça na sua agenda o tempo dedicado ao divertimento e à socialização.
Compartilhe horas com seus familiares e amigos, faça uma caminhada no parque, leia um livro ou assista a um filme. Todas essas práticas integram uma rotina saudável, que precisa ser cultivada para contribuir com a produtividade.
11. Dedique tempo para melhorar a sua produtividade
O que você está fazendo agora (lendo este texto) também deve se repetir para que a sua produtividade melhore. Parece óbvio, mas é importante destacar: o seu rendimento vai se aperfeiçoar enquanto você se dedicar a isso.
Portanto, aproveite para dedicar uma parte do seu tempo a aprender técnicas de produtividade. Escolha o tipo de material que você mais se identifica para estudar esse tema: livros, podcasts, canais no YouTube, dentre outros.
Desse modo, é provável que você tenha mais motivação no cotidiano, sinta menos exaustão ao executar as suas atividades e alcance seus objetivos, com respeito às suas limitações e ampliando as suas possibilidades.
12. Busque conhecimento na sua área
Quanto mais conhecimento temos, mais facilidade temos em desenvolver nossas funções no trabalho. Sendo assim, esteja sempre atualizado e fique ligado em técnicas e tecnologias que podem auxiliar você em suas atribuições.
Uma pós-graduação, por exemplo, pode oferecer novas possibilidades de atuação, aquisição de novos conhecimentos e contato com pessoas que trabalham na mesma área que você, afinal, o networking também pode abrir caminhos para pensarmos em nossa produtividade.
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