Fazer orçamentos nunca foi uma tarefa fácil. Quantas vezes você planejou gastar uma certa quantia com a reforma da sua casa, a compra de um carro novo ou de um apartamento e acabou gastando mais do que o esperado? Se o planejamento financeiro é algo complicado para nós, imagina fazer todo este estudo em grande escala, para uma empresa.
Diante da concorrência de mercado este plano orçamentário acaba sendo uma ótima ferramenta até mesmo para vencer os oponentes. O professor do MBA Gestão de Negócios, Controladoria e Finanças do IPOG e especialista financeiro, Fernando Dias, enfatiza a necessidade empresarial de um bom executor deste estudo.
Esta é uma arma poderosa e necessária para qualquer empresa, independente do seu ramo de atuação e do seu porto. É por meio deste instrumento de projeção que se consegue fazer o acompanhamento e gestão do negócio, com a finalidade de auxiliar na tomada de decisão”, explica o especialista.
Quando você planeja não significa que a sua empresa está livre de futuros desafios, mas este estudo possibilita analisar, claramente, os riscos que você pode correr. Assim os gestores e diretores já estão preparados, caso as intempéries aconteçam. Fernando esclarece que “planejar contribui para o êxito de um projeto, portanto, sem ele fica bem mais difícil atingir o objetivo”.
Há algumas situações onde é fundamental obter estas projeções, como por exemplo ao abrir, expandir ou modificar o seu negócio. Neste caso, por exemplo, os gestores e administradores podem ver, com mais precisão, quanto irão desembolsar, a possibilidade do negócio dar certo, se o mercado necessita deste novo negócio ou se a sua empresa realmente precisa desta modificação, etc. É quase uma previsão de futuro para sua firma.
Fernando esclarece que o orçamento é dividido em peças operacionais e financeiras.
As peças operacionais são:
- Plano de Vendas – Projetar quanto você quer vender do seu serviço ou produto;
- Plano de Produção – Projetar o quanto a empresa terá que produzir para alcançar a quantidade de produtos estimada para venda;
- Plano de Compras e Estoques – Estipular o insumo que será gasto na produção, para não deixar o estoque desfalcado e nem com excesso de mercadorias;
- Plano de RH – Estimar quantas pessoas serão necessárias no seu negócio ou na expansão da sua empresa, afinal cada funcionário demanda investimento;
- Plano de Despesas Operacionais e Financeiras – Custos operacionais do espaço físico onde será instalada a sua empresa (luz, telefone, água, reforma se for necessário, etc);
- Plano de Investimento – Quanto você planeja investir, quanto há para executar este investimento, quanto realmente vai precisar para investir.
Já as peças financeiras são formadas pelas projeções de:
- Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) – Estudo que mostra se a empresa está gerando lucros;
- Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC) – Serve para que os gestores visualizem se há um fluxo regular no caixa na empresa;
- Balanço Patrimonial – Auxiliar no demonstrativo do que a empresa tem em seu nome (frota empresarial, maquinários, etc).
É comum vermos as empresas fazer o DRE, mas este é um estudo mais superficial. O ideal é que os empreendimentos fizessem, sempre, um balanço patrimonial, que ajuda também no estudo do fluxo de caixa e do capital de giro, porém 90% das empresas que existem hoje não fazem isso. O que acaba dificultando, em partes, o processo”, conta o especialista.
Por se tratar de um conjunto de projeções, sabemos que existe uma margem de erro, mas podemos minimizar isso ao não subestimar os gastos e não superestimar as vendas (volume e ticket médio). Ao contrário do que pensam, o ideal é ser conservador ao projetar as vendas e observar bem os controles para não esquecer de gastos rotineiros.
Para o especialista é importante aproveitar o momento para encontrar possibilidades de racionalização de gastos e incentivar produtos com melhores margens de lucro para o negócio, outro ponto a ser observado.
A participação de todos é essencial
Fernando Dias lembra ainda que é essencial envolver todas as áreas afetadas da empresa para não omitir aspectos importantes e ainda aproveitar para aumentar a motivação do pessoal que se sentirá participante do trabalho e responsável pelos resultados esperados. “Aproveite para divulgar a todos os níveis da empresa o que está sendo estimado. A comunicação continua sendo uma grande fragilidade no ambiente empresarial e sem ela os colaboradores podem acabar sentindo-se meros instrumentos de lucro para os donos do negócio”.
Lembre-se:
- Acompanhar tudo que foi projetado e fazer as ações de correção quando necessário é algo indispensável. Vendas abaixo das projeções ou despesas acima das estimativas indicam a necessidade de verificação e correção das falhas.
- Faça reuniões semanais para avaliação do desempenho das áreas e anote sugestões para o retorno daquilo que já está orçado, incluindo descontinuidade de produtos, de projetos e melhoria na gestão de despesas.
Mantenha o FOCO
Depois de elaborar, divulgar e acompanhar o planejamento orçamentário da sua empresa, tenha cautela para não desviar dos objetivos propostos. Gastos não previstos devem ser objeto de discussão.
Não se esqueça que o orçamento deve ser revisado sempre que ocorrer algum evento importante, necessidade de um novo investimento, redirecionamento estratégico, alteração macroeconômica etc. Tudo que não havia sido projetado anteriormente deve entrar no estudo, para evitar problemas futuros.
Dica: Fluxo de Caixa = lucro?
Para o especialista Fernando Dias estas duas palavras não possuem, necessariamente, ligação.
Segundo o professor, lucro é quando a empresa está com o seu capital sendo remunerado. Nem toda empresa que gera lucro é saudável. É comum vermos que a empresa tem lucro, mas o caixa não funciona da forma desejada e o negócio só gira quando é injetado dinheiro do dono.
O planejamento é justamente para que o empresário tenha projeção destes lucros, caso algo dê errado ele poderá saber, de forma mais eficiente, onde houve a falta, porque o lucro não está sendo obtido e o caixa não está girando.
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