Que tal dar um up na sua produtividade pessoal em 2018?
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20 de novembro de 2018

Que tal dar um up na sua produtividade pessoal em 2019?

Quantas vezes você já teve aquela sensação de acordar, saber que tem uma série de tarefas a fazer, mas, conforme as horas vão passando, você se dá conta que não fez nem metade do que tinha se planejado?

Você até se recorda no decorrer do dia da série de atividades previstas, mas logo o fim do expediente aponta no horizonte e mais parece que foi um dia a menos no seu calendário.

Ter domínio da própria agenda e priorizar as atividades são hábitos de quem consegue manter em ascensão da sua produtividade pessoal. Procrastinação, falta de foco, acúmulo de atividades sem relação umas com as outras são alguns exemplos que tiram a sua atenção das atividades que mais importam realmente.

Mas você não é o único a passar por isso. Veja a seguir como dar uma guinada na sua produtividade pessoal, ao ficar atento às ações que roubam a sua atenção e, consequentemente, o seu rendimento.

Esse comportamento considerado “falta de foco” é mais comum do que se imagina. Tal atitude tem levado especialistas na psicologia humana a se dedicarem a desenvolver técnicas que garantam mais produtividade pessoal.

Fizemos um levantamento das principais delas, e mais fáceis de serem aplicadas, para que você comece a adotar no seu dia a dia essas ações que vão lhe conferir um upgrade no seu rendimento pessoal.

Produtividade Pessoal X Multitarefas

Sempre estamos repletos de atividades, mas nos esquecemos de que, o que importa mesmo, é gerar resultados. Só que quando ocupamos nosso cérebro com dezenas de tarefas, nossa produtividade pessoal logo cai e aí acabamos gerando bem menos do que deveríamos.

Ter agilidade é importante, mas é preciso manter o foco pois é ele que te direciona no caminho assertivo, nas prioridades do dia e nas ações que vão destravar os próximos passos.

Para romper com a procrastinação, fique atento a esses vilões da produtividade pessoal:

  • Redes sociais;
  • Conversas paralelas;
  • Ansiedade;
  • Resolver multitarefas sem conexão umas com as outras.

Tudo isso pode interferir no nosso rendimento diário. Mas o que fazer? Será que você consegue pelo menos identificar quais são os principais vilões da sua produtividade pessoal e incrementar a lista acima? Esse exercício de autoconhecimento vai lhe ajudar a ficar alerta sobre os vilões que tomam seu tempo, seu rendimento e comprometem sua produtividade.

Curiosidade científica sobre os vilões da produtividade pessoal

Uma pesquisa realizada pela Universidade da Califórnia revelou que após uma interrupção, como responder uma mensagem no whatsapp, são necessários cerca de 23 minutos para o cérebro retomar a concentração plena dedicada à tarefa anterior. Isso mesmo!

Todo esse tempo gasto até você ter o mesmo foco e concentração que tinha desenvolvido antes de ser interrompido. Por isso, é tão importante se preocupar em diminuir esses mecanismos de distrações para se tornar cada vez mais produtivo.

Para isso, o mais importante é estabelecer um certo critério de checagem de mensagens no whatsapp enquanto se dedica às atividades de trabalho. Se você utiliza o whats como forma de comunicação profissional, não deve ficar mais de 30 minutos sem olhar as atualizações, sob pena de perder informações importantes enviadas em tempo real.

No entanto, se as suas atividades não demandam checagem de mensagens em tempo real, então o ideal é deixá-lo de stand bye por, no mínimo uma hora inteira, ou até que se finalize uma atividade que demande atenção e concentração.

Equilíbrio no uso das tecnologias é fundamental para a sanidade mental durante o expediente. Pessoas que criam hábitos de navegar pelas redes sociais enquanto resolvem assuntos profissionais tendem a desfocar com mais facilidade das obrigações do cotidiano. Isso tudo leva tempo e, consequentemente, diminui a produtividade.

Dicas para aumentar a produtividade pessoal

Recentemente, nós conversamos aqui no Blog IPOG sobre 5 escolhas para aumentar a sua produtividade. Mas queremos te ajudar a ir além. Por isso, o professor do IPOG, Daniel Vieira, separou novas dicas que vão te ajudar a criar uma rotina organizada, e assim, aumentar sua produtividade pessoal. Preparado?

1) Liste prioridades e não atividades

Na maioria das vezes fazemos uma lista com uma série de atividades que precisamos realizar no dia-a-dia, na semana ou até no mês. O problema é que se organizar dessa maneira reduz o nosso foco. O excesso de atividades deixa a pessoa confusa, afinal, sempre temos muitas coisas para fazer!

DICA: Liste apenas três prioridades por semana! Isso mesmo! Apenas aquilo, que de maneira alguma, você pode deixar de fazer. Ao se concentrar nas prioridades, consequentemente você irá desenvolver as ações para atingir seus objetivos. Pensar em prioridades ajuda a organizar mentalmente as atividades rumo às metas.

Progressivamente, tente ir expandindo a lista de prioridades semanais. Quando três ficarem fáceis de serem resolvidas, inclua uma a mais, e assim sucessivamente. Dessa forma, você estará educando seu organismo a atuar mediante prioridades. A dar encaminhamento aos assuntos de maior urgência, e a resolver a maior parte das questões prioritárias.

2) Gaste tempo planejando a execução

Se você quer aumentar a produtividade pessoal, precisa gastar tempo criando um método de trabalho que seja pessoal e eficaz, que seja personalizado, algo que você descobriu que funciona para você.

“À medida que a gente entende como funciona o processo, a gente sabe quanto tempo ele dura, cria uma rotina e acaba se tornando mais ágil no processo. Por isso, é tão importante criar um rotina de trabalho e gastar um tempo planejando essa rotina de trabalho”, explica o professor.

Esse tempo é tido mais como um investimento do que um gasto. Todo planejamento ajuda a melhor guiar as atitudes e conter os desvios de atenção. Além disso, ao planejar você contempla os dias que vai dedicar para as atividades, e assim acaba tendo em mãos um mapa de atividades para serem seguidas.

3) Aprenda a delegar

Se envolva com aquilo em que você já descobriu que é bom. O restante, delegue!

“O que acontece é que  muitas vezes a gente se envolve com tarefas que não são da nossa responsabilidade e por a gente não ter uma competência sobre aquela tarefa, acaba gastando mais tempo tentando entender como fazê-la e depois, tentando executá-la”, lembra Daniel Vieira.

Por isso é tão importante aprender a delegar as tarefas que não são de nossa competência para aumentar a nossa produtividade pessoal. Afinal, ninguém é tão bom em tudo.

Saiba se apropriar dos seus talentos, explorá-los ao máximo, mas deixe que aqueles que estão ao seu redor possam contribuir com os resultados entregando aquilo que são especialistas. Essa troca de reconhecimento e experiências vai se mostrar muito engrandecedora.

Permita-se!

4) Aprender a dizer não

A maior dificuldades das pessoas é saber: “mas quando devo dizer não?”

Daniel Vieira explica que é fácil identificar. Segundo ele, geralmente essas demandas para as quais devemos aprender a dizer “não” são de terceiros. São coisas que as pessoas pedem pra gente fazer para ajudá-las, mas que estão fora da nossa lista de prioridades.

Normalmente são tarefas que não estavam no nosso planejamento semanal e acabam tomando um tempo que a pessoa não tinha programado gastar. Viu como são coisas simples que afetam nossa produtividade pessoal?

Sempre que for solicitado a fazer algo que não está na sua lista de prioridades, confira com seu superior se essa atividade deve passar à frente das suas prioridades listadas.

Caso a resposta seja afirmativa, basta substituir a nova demanda por uma prioridade elencada na lista. Saber delimitar limites na sua atuação fará de ti uma pessoa de resultados, e não um mero executor de tarefas.

5) Planeje a semana antes dela começar

Não deixe pra planejar sua semana na segunda-feira de manhã tomando banho ou para organizá-la dentro do carro a caminho do trabalho. A dica é: use um tempo no domingo planejando a semana toda! No início não será fácil. Parecerá inclusive que você está encurtando uma parte do seu descanso se preocupando com as atividades dos dias úteis.

No entanto, quando essa ação passar a ser automática na sua rotina, você vai conseguir perceber o quanto isso ajuda no desempenho da sua semana. Afinal, pensar com a cabeça tranquila e descansada faz toda a diferença.

De acordo com o professor Daniel Vieira, nós não criamos uma responsabilidade sobre o planejamento quando o fazemos de forma relaxada. E é claro, tenha sempre foco e disciplina. Sempre esteja atento ao que precisa ser melhorado. Coloque em prática essas dicas e perceba como é possível melhorar sua produtividade pessoal.

Veja neste ebook como fazer melhor a Gestão de tempo.

 

 


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Sobre Daniel Vieira

Mestre em Desenvolvimento e Planejamento Territorial com foco em economia da experiência e coordenador do curso de MBA EaD Gestão Empresarial, Inovação & Estratégia Competitiva do IPOG.

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