Conheça o MS Project: uma ferramenta de gestão de projetos capaz de otimizar processo

Todo profissional de engenharia, arquitetura, urbanismo ou design já deve ter ouvido falar no Microsoft Project ou MS Project, mas talvez você ainda não saiba exatamente todas as suas funcionalidades. 

Uma área em bastante crescimento, a Gestão de Projetos requer ferramentas e plataformas ágeis que possam favorecer bons resultados. Nesse sentido, compreender a melhor forma de utilizar o MS Project pode trazer sucesso para seus projetos.

Neste artigo, você vai entender o que é MS Project, quais são suas funcionalidades e qual a sua importância.

Boa leitura.

O que é MS Project?

MS Project é um software de Gerenciamento de Projetos que atua em diferentes etapas da gestão. Porém, as esferas em que ele é mais diretamente relacionado são nas missões de planejamento e controle. 

O programa proporciona facilidades aos líderes como: calendários detalhados, distribuidores automáticos de tarefas e visualização de dados em múltiplos ângulos, entre outras vantagens. É o software de maior aceitação mundial para Gerenciamento de Projetos por sua facilidade de utilização e versatilidade de aplicação.

O MS Project é uma ferramenta de apoio com um grande número de recursos para gerenciar um projeto do início ao fim. A plataforma apoia desde o planejamento até o controle do projeto, desde os casos mais simples até os mais complexos.

Por tornar os processos mais ágeis e também mais próximos de seus objetivos, muitos profissionais utilizam o MS Project em suas rotinas. Essa ferramenta proporciona aos líderes facilidades como calendários detalhados, distribuidores automáticos de tarefas e visualização de dados em múltiplos ângulos, entre outras vantagens.

O MS Project é o que permite ao responsável pelo planejamento, execução ou controle de uma série de atividades que se relacionam, trabalhar alinhado à utilização de recursos, custos, cronograma e as principais áreas do gerenciamento de projetos, segundo o modelo proposto pelo PMBOK (guia de grande aceitação no mundo para boas práticas em gerenciamento de projetos).

Essa publicação aborda no seu total dez grandes temas tratados no modelo do Project Management Institute (PMI), uma organização mundial sem fins lucrativos que associa e engloba temas ligados às melhores práticas de gerenciamento de projetos.  

O MS Project não abrange todas elas, mas trata de algumas como: partes da gestão da integração e da comunicação, gestão de escopo, tempo e recursos, por exemplo.

Microsoft Project na Gestão de Projetos: como usar

Para acompanhar o andamento do projeto, o Microsoft Project é essencial. Esse gestor é altamente eficiente e atua em tempo real com as demandas da equipe, conforme os dados são alimentados em sua plataforma.

Como o MS Project foi pensado para apoiar o gerenciamento de projetos, a ferramenta presta suporte às estratégias durante o cumprimento das metas necessárias para alcançar um ou mais objetivos.

Dessa forma, é possível utilizar o software tanto para metas específicas como para criação de um novo produto, expansão de uma fábrica, automatização de determinada atividade ou ainda no próprio planejamento estratégico da empresa.

Assim, o MS Project auxilia na identificação dos pontos fortes de uma companhia e dos que devem ser aperfeiçoados e a encontrar as principais vulnerabilidades, que devem ser corrigidas e superadas.

O que esse gestor de projetos pode oferecer?

Com a utilização do MS Project é possível idealizar e programar atividades, controlar prazos, estabelecer custos, designar recursos e qualificar o grau de importância de um projeto como um todo.

Esta ferramenta tornou-se popular ao redor do mundo justamente por sua versatilidade de adequação a diferentes circunstâncias.

Para tomadas de decisões em situações emergenciais, o MS Project apoia o gestor na busca de respostas rápidas para perguntas frequentes nestes momentos. As dúvidas mais comuns são:

• quais tarefas preciso executar?
• existe alguma ordem para concretizá-las?
• como saberei os prazos de cada tarefa?
• quem está envolvido nestes processos?
• quais serão os gastos?
• como devo comunicar as particularidades do projeto a quem está envolvido no projeto?
• qual é o caminho crítico que pode gerar atraso no prazo estipulado?

São essas respostas que o MS Project auxilia o gestor para buscar soluções de forma assertiva e prática, por meio de gráficos e dados precisos sobre todos os processos e etapas de um projeto.

Outras informações que o software apresenta de maneira a colaborar com o sucesso da Gestão de Projetos são os relatórios e as trilhas de atividades, entre outras utilidades que veremos a seguir.

Relatórios

Os relatórios burndown são um item muito importante e devem ser bastante utilizados dentro do MS Project. Para quem utiliza a metodologia Scrum, eles são fundamentais.

O Scrum é uma estrutura de Gerenciamento de Projetos aplicável a qualquer projeto com prazos curtos, requisitos complexos. É um processo ágil mais comumente utilizado para desenvolvimento de produtos, especialmente de softwares. 

Nele, os projetos avançam por meio de uma série de interações chamadas sprints. Cada sprint dura tipicamente de duas a quatro semanas.

Assim, estes relatórios produzidos comparam o trabalho desejado, o trabalho concluído e o trabalho restante, em que é possível ver como está o projeto, se ele está sob controle para ser concluído a tempo. 

Criar trilhas de tarefas

Além de relatórios bem estruturados, as trilhas de tarefas ajudam a guiar o passo a passo do seu planejamento até o fim.

Todo projeto é composto de tarefas/atividades que compõem o escopo e definem o trabalho a ser executado. Por isso é imprescindível saber como criar tarefas no MS Project com eficácia. No Project, as tarefas são agrupadas, e cada tarefa criada em sequência é chamada de subtarefa.

 O processo de criação em si é bem simples, mas é muito importante anotar algumas dicas:

• sempre escolha nomes intuitivos para as tarefas, desta forma todos os envolvidos executarão o projeto com facilidade; e
• não misture atividades em uma mesma tarefa.

No Project, as tarefas são inseridas no gráfico de Gantt, na tabela de entrada. Sobre esse gráfico, explicaremos a seguir.

Gráfico de Gantt

A visão do gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais eficazes para apresentar o cronograma associado às tarefas de resumo e as principais etapas.

Com ele é possível sinalizar todas as tarefas concluídas, a fim de atualizar o status do projeto, mantendo todos os envolvidos a par do que está acontecendo.

Abaixo, temos um exemplo básico do gráfico de Gantt no Excel:

Em projetos muito complexos, no gráfico de Gantt podem começar a aparecer muitas linhas embaralhadas.

Para melhorar a visão, o Microsoft Project permite realçar o caminho das tarefas. Assim, quando você clicar em uma tarefa, todas as tarefas anteriores aparecerão em uma única cor, e as tarefas posteriores, de outra cor.

Sequenciar atividades

A sequência de atividades serve exatamente para ligar duas tarefas da forma mais lógica e precisa possível, embora algumas equipes optem por uma representação gráfica da divisão de trabalho.

Com a utilização do recuo ou, Estrutura Analítica de Projeto que o MS Project propõe, a decomposição do trabalho e a sequência das atividades tornam-se mais fáceis, pois o software elabora níveis de trabalho do mais alto nível para os níveis mais baixos.

É possível também recolher algumas seções do cronograma para que você concentre em áreas específicas da divisão de trabalho.

Chat com membros da equipe

Este recurso permite a interação em tempo real entre membros da equipe do projeto. Facilitando o acesso à visualização dos dados, as dúvidas são esclarecidas de maneira mais rápida, o que facilita tanto a tomada de decisão quanto à correção de possíveis erros durante os processos.

No MS Project o uso do chat está disponível a partir do Project 2013. Para acessar o chat, basta clicar no nome da pessoa e iniciar uma sessão, podendo ser troca de mensagens, vídeo, e-mail ou até mesmo um telefonema.

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Até a próxima!

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