Gestão do Tempo para Engenheiros: por que se preocupar?

O dia-a-dia de engenheiros civis é puxado. São muitos detalhes que exigem a atenção do profissional. Além de garantir que a obra seja executada da maneira correta, ele precisa gerenciar a equipe, observar se tudo está sendo feito dentro do prazo e do custo… Sem falar que quase nunca, este profissional cuida apenas de uma obra por vez.

Pensando nisso, resolvemos produzir alguns artigos sobre ferramentas que podem facilitar o dia-a-dia dos engenheiros e para isso, vamos contar com a ajuda do professor do IPOG e Engenheiro Civil, Gilberto Porto. O primeiro tema será Gestão do Tempo, voltada para a organização pessoal.

Por que falar sobre Gestão do Tempo para Engenheiros?

Antes de responder a essa pergunta é importante sempre pensar no sentido do que fazemos. Neste caso, por que se constrói? A resposta óbvia é: para atender alguém. Logo, o grande objetivo ao construir um apartamento, uma sala comercial ou qualquer outra coisa é atender alguém interessado nesta obra pronta.

Portanto, ao falar sobre tantas questões óbvias, o que é preciso deixar claro é que o foco deve estar na construção, ou seja na produção, na execução. E a grande questão é não perder este foco.

O problema é que, em algumas etapas da obra, o engenheiro passa a receber tantas responsabilidades que se descobre perdido no meio delas. Em alguns casos, o excesso de tarefas chega a imobilizá-lo.

O professor Gilberto Porto cita que as empresas começam a criar vários processos, sem nenhuma organização e vão “colocando” todas essas tarefas sobre o engenheiro responsável pela obra. “Eu chamo isso de ‘roupa de Post-it’. Eu costumo dizer que são tantos post-its (responsabilidades) colocados sobre o engenheiro que se ele balançar, tudo balança e pode cair. Isso acaba travando o profissional”, explica.

É aí que vem o dilema: como manter o foco diante de tantas obrigações? É nesse contexto que a Gestão do Tempo voltada para a organização pessoal se torna fundamental.

A visão sobre o Engenheiro mudou

Hoje em dia, tem mudado muito a visão do engenheiro como “tocador de obras”. Cada vez mais profissionais da área têm entendido a importância de trazer o viés da gestão para a profissão.

E como gestor é preciso sair do campo da execução e partir para o estratégico. Daí a importância de conhecer melhor algumas ferramentas que otimizem a produção (a obra). “Não importa se quem está na ponta de produção é o gerente de obras, o gestor de obras… Não importa que nome se dá ao cargo, ele é um gestor de produção”, destaca Gilberto Porto.

E como gestor, o objetivo deve ser desenvolver uma gestão para produzir. E o se o engenheiro conseguir colocar em prática mecanismos de organização pessoal sobre seu tempo e suas atividades, por exemplo, ele terá condições de coordenar os esforços (equipe e recursos) para que a obra seja executada.

Cenário atual das empresas

EXTREMO 1	EXTREMO 2
Visão antiga do Engenheiro como tocador de obras.  Preocupa só com a execução e não avança.	Talvez em reação a essa visão ultrapassada, as construtoras criam vários processos que provocam, na verdade, o travamento dessa ação.

O que fazer?

O professor do IPOG, Gilberto Porto, chama atenção para a importância de se buscar o equilíbrio neste cenário.

“A empresa tem que focar na produção e dar condições para que essa produção aconteça. Este é o primeiro aspecto”.

Por outro lado, o engenheiro precisa focar em ter uma roupagem de gestão para poder atender, pois não basta terminar uma obra. É preciso que ela fique pronta dentro de um custo, de um prazo determinado, dentro de um processo de conformidade do produto e com o meu cliente satisfeito.

O que nada mais é do que fazer o Controle dos 4 Pilares que fazem o profissional se diferenciar na Engenharia, sobre os quais já falamos em outro artigo.

O que o engenheiro pode fazer por ele mesmo?

Começam aqui as dicas sobre Gestão do Tempo. Neste primeiro texto vamos abordar essa ferramenta para sua organização pessoal. A intenção é que o profissional primeiro tenha foco e domínio sobre suas próprias atividades para que em seguida, esteja apto a coordenar a equipe de uma maneira mais produtiva.

Então, atenção às dicas:

1) Divida seu tempo entre o que é urgente e o que é importante.

Pode até parecer que urgente e importante são a mesma coisa, mas não são. As 4 Disciplinas da Execução podem lhe ajudar muito a entender isso melhor.

• Tarefas importantes podem ser realizadas em um prazo maior, desde que seja respeitado um planejamento. Portanto, não precisam de sua atenção imediata.
• Tarefas urgentes exigem atenção imediata devido ao curto prazo para sua finalização. Portanto, devem ser priorizadas.

VANTAGEM: Saber diferenciar estes dois tipos de tarefa diminui o estresse e aumenta a produtividade.

2) Eleja horários nobres

Gilberto Porto explica que os horários nobres serão dedicados ao que o engenheiro não pode abrir mão. Como por exemplo, a visita de inspeção na obra.

Veja algumas dicas de horários nobres para engenheiros, para que o profissional consiga focar na produção.

• 7h às 9h da manhã e 13h às 15h: Hora de “girar o campo”. Este tempo varia de acordo com o tamanho da obra. É hora de fazer a inspeção do serviço no canteiro de obras, no local em que os trabalhos estão sendo executados. Segundo o professor, normalmente existe um planejamento traçado no início da obra, mas com o decorrer do cronograma, é preciso realinhar este planejamento, o que é natural. Pois este é um processo dinâmico e o engenheiro precisa estar lá para saber o que está acontecendo.

VANTAGEM: Ao mesmo tempo em que o engenheiro faz cada inspeção, ele já consegue perceber onde será necessário fazer ajustes. Pois é na obra que ele consegue enxergar o que está faltando. Por exemplo, é lá que ele vai poder ver que o pedreiro está parado por causa da falta de argamassa. O engenheiro só sabe disso se estiver no local. E é no começo do dia ou no começo da tarde que as coisas acontecem ou não acontecem.

Depois disso, ele pode voltar tranquilo para o escritório e dar sequência nos outros processos e já focado nas outras etapas da obra (receber um fornecedor ou cliente, tirar uma dúvida com um projetista).

3) Tenha horário para responder mensagens

Deixe para responder e-mails e mensagens no WhatsApp apenas no final da manhã ou no final do dia.

VANTAGEM: Assim você não provoca interrupções ao longo do dia e se torna mais produtivo.

4) Sempre encerre o dia planejando a agenda do dia seguinte

Veja o que conseguiu cumprir das metas diárias e reorganize o dia seguinte.

VANTAGEM: Começar o dia com uma programação te ajuda a não perder tempo e a agir com foco.

Organizando melhor o seu tempo e as suas atividades, você conseguirá ser muito mais que um “tocador de obras”, mas um gestor capaz de coordenador uma equipe, executar uma obra respeitando os 4 pilares e ainda deixar o cliente satisfeito.

Se você gostou das dicas e quer saber mais sobre Gestão do Tempo, baixe este e-book sobre o tema.

E fique atento ao nosso blog, vamos continuar falando sobre ferramentas simples que facilitam seu dia-a-dia.