Controle orçamentário: o que você precisa saber para fazer a gestão correta da sua empresa

Você sabe a importância e as vantagens do controle orçamentário dentro de uma empresa? Investir em um planejamento para ter as contas sob controle é um fator decisivo para o crescimento do negócio.

Diante de um cenário de concorrência acirrada, dinâmica, além dos constantes altos e baixos das estruturas econômicas mundiais, toda empresa que deseje manter a saúde e sobreviver necessita mapear, desenhar e monitorar seus processos e suas atividades.

Dessa maneira, a gestão empresarial eficiente, focada em melhorias para obter o lucro projetado, não pode negligenciar o planejamento financeiro e controle do setor, já que, em linhas gerais, um negócio existe e se ampara no seu poder aquisitivo.

A covid-19 lançou ao mundo desafios que vão além do setor de saúde: são mudanças nos modos de trabalho, nas operações e nas empresas como um todo, além das economias nacionais que estão em busca de recuperação. Todo um contexto que, mais do que nunca, pede visão estratégica, e as finanças são uma parte central disso.

Neste artigo, conceituamos o controle orçamentário e trazemos alguns insights de como profissionais podem realizá-lo para alavancar o negócio. Boa leitura!

O que é controle orçamentário?

O controle orçamentário é uma ferramenta de organização econômico-financeira de um negócio, que inclui monitoria e revisão do programa elaborado. A fim de não comprometer a saúde financeira de uma instituição, recomenda-se que todos os projetos sejam submetidos a um planejamento e controle orçamentário. 

Tipos de orçamentos

Assim como há diferentes modelos de gestão de empresas, o planejamento da área de finanças pode dispor de uma série de formatos, de acordo as necessidades do negócio e os objetivos de curto, médio ou longo prazo. Vejamos alguns tipos.

Orçamento estático

Talvez o mais comum realizado por contadores e profissionais de finanças nas organizações. É planejado antes do início do ano-calendário, com foco na projeção de resultados anuais. É um planejamento-base, de modelo rígido e que serve de norte, afinal o objetivo é materializar as metas.

Rolling forecast

Considerado uma boa opção para cenários de crise, nesse formato o planejamento sempre inclui as metas de negócios pelos próximos 12 meses. Como o nome sugere, há uma continuidade (rolling) e reajustes. A cada novo mês, o ano de projeção é considerado a partir daquele ponto e o mês finalizado é descartado.

Beyond budgeting

Refere-se a um modelo muito utilizado em organizações cuja forma de liderança e hierarquia segue uma lógica horizontal e não vertical. Nesse tipo de orçamento, em vez do todo, cada gestor considera as demandas de sua área e realiza esse planejamento tendo em conta as métricas do seu segmento.

Orçamento ajustado (Forecast)

O foco desse modelo é avaliar a realidade atual do negócio, considerando o que foi planejado e realizado, sendo reajustado no avanço dos projetos, de acordo com as metas alcançadas. São vantagens desse modelo a flexibilidade e o conhecimento gerado a partir das análises de mercado e riscos feitas no período.

Orçamento base zero

Nesse tipo orçamentário, parte-se sempre do zero, considerando apenas as novas metas. Nada dos resultados anteriores é retomado nesse formato. O seu oposto é chamado de base histórica e considera os meses anteriores para fazer previsões.

Controle matricial

Esse modelo de controle de orçamento segmenta a estrutura empresarial no que é chamado pacote de gastos. Esses pacotes são variáveis, de acordo com o perfil da empresa, e podem ser dispostos a investigar os custos de áreas específicas, como os Recursos Humanos.

Como fazer o planejamento orçamentário nas empresas?

Há etapas obrigatórias que guiam e otimizam o processo de controle orçamentário.

Previsão

Nessa fase, são levantados e separados os históricos de resultados do negócio e das projeções, a fim de ter mais assertividade quanto à situação de toda a empresa e das demandas em específico que precisam de um orçamento.

Realizado

Refere-se à etapa de materialização prática do orçamento disposto na gestão do negócio e/ou dos projetos.

Acompanhamento

Aqui ocorre o monitoramento do que foi implantado e do alcance das metas em finanças da empresa.

Revisão

Tem como objetivo assegurar que todas as etapas anteriores tenham sido realizadas conforme o plano e que foram executadas as correções das falhas, quando houver necessidade.

Vantagens do controle de orçamento empresarial

Há inúmeros benefícios de fazer um controle orçamentário eficiente para a gestão de negócios de quem investe. Confira:

1. Suporte à gestão financeira e geração de base de informação para embasar as decisões administrativas;
2. Criação e fortalecimento de uma cultura organizacional de planejamento, avaliação de riscos e análise dos fatores que envolvem projetos e diferentes áreas da empresa; 
3. Visão clara e objetiva das metas com vistas à otimização dos recursos;
4. Identificação e correção ágil de desvios;
5. Melhoria do alinhamento dos setores da empresa no que se refere às suas atividades.

Dicas para um bom controle de orçamento

A seguir, elencamos três pontos essenciais para realizar um trabalho administrativo eficaz com o controle orçamentário em qualquer empresa.

1 – Investir em tecnologia

Estamos vivendo o ambiente 4.0, e as operações comerciais mais inteligentes são aquelas que sabem fazer uso da automação e da tecnologia disponível para otimizar todos os seus processos. Por isso, vale a pena investir em softwares de gestão, contabilidade e business intelligence. Os dados obtidos são fundamentais.

2 – Estabelecer uma periodicidade 

Considerando as características do negócio e as demandas do mercado, é importante estabelecer um período para fazer o controle. Essa frequência pode ser semanal, mensal ou semestral, o importante é haver regularidade.

3 – Buscar qualidade profissional

Contadores, economistas e gestores devem buscar qualificação e atualização profissional constante para entender mais sobre as finanças, as novidades em termos de teoria e prática para realizar com assertividade o controle das atividades orçamentárias.

É comum também recorrer às consultorias financeiras, nas quais os profissionais têm especialização e ampla experiência prática.

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